Términos de Servicio

1. Definiciones

• Aiva Talent — el servicio SaaS de reclutamiento operado por Aivachat LLC.
• Empleador / Tenant — la organización que contrata el servicio para gestionar sus procesos de selección.
• Candidato — la persona que postula a una vacante a través de la plataforma.
• Staff — usuarios designados por el empleador para operar la plataforma.

2. Naturaleza del servicio

Aiva Talent es una herramienta de gestión de procesos de reclutamiento que ofrece página de careers personalizada, recepción de aplicaciones, tests psicométricos, prevención de fraude y reportes asistidos por IA. La decisión de contratación es siempre del empleador; la IA asiste pero no decide.

2.1 Límites de la inteligencia artificial

Aiva Talent utiliza modelos de inteligencia artificial de Claude (Anthropic) para leer y resumir currículums (parsing de CV) y para generar reportes de apoyo sobre cada candidato. El empleador reconoce y acepta que:

• El puntaje, ranking o resumen que produce la IA es meramente asistivo y orientativo. No constituye una recomendación de contratación ni una decisión automatizada con efectos jurídicos sobre el candidato.
• La decisión final es siempre humana. El empleador es el único responsable de revisar, validar y decidir sobre cada candidatura. Debe mantener supervisión humana significativa (human-in-the-loop) sobre cualquier uso del reporte de IA.
• Los reportes de IA pueden contener errores, omisiones, sesgos o imprecisiones. Aivachat LLC no garantiza la exactitud, integridad ni idoneidad de la salida generada por IA para ningún fin particular. El reporte no sustituye el juicio profesional del reclutador ni la verificación directa de la información del candidato.
• El empleador se obliga a no discriminar y a no utilizar la plataforma para tomar decisiones basadas en categorías protegidas (raza, género, edad, religión, origen, discapacidad, orientación, etc.). El empleador es el responsable de cumplir la normativa laboral y antidiscriminación aplicable en su jurisdicción, incluyendo las reglas sobre decisiones asistidas por IA en el empleo.
• El candidato tiene derecho a solicitar revisión humana de cualquier decisión asistida por IA que afecte su candidatura, escribiendo a [email protected] (ver Política de Privacidad).

3. Cuentas y registro

El staff del empleador accede mediante invitación y crea su cuenta vinculada al tenant. El candidato accede mediante un magic link enviado por correo (válido 72 horas) o completando el formulario público de la careers page. El usuario es responsable de la confidencialidad de sus credenciales.

4. Uso aceptable

• No usar la plataforma con fines ilícitos, fraudulentos o discriminatorios.
• No cargar contenido infractor de derechos de autor o que viole la privacidad de terceros.
• No intentar acceder a datos de otros tenants ni evadir las medidas de seguridad.
• No manipular los tests psicométricos ni ayudar a un candidato a hacerlo (la integridad del proceso es responsabilidad compartida).
• Cumplir las normas laborales y de protección de datos aplicables.

5. Propiedad intelectual

El software, el contenido editorial, la marca, los tests y los modelos de prompts son propiedad de Aivachat LLC. El empleador conserva la propiedad de los datos que carga (vacantes, criterios, etc.); el candidato conserva la propiedad de los datos personales y profesionales que comparte. Aivachat LLC obtiene una licencia limitada para procesarlos con el fin de prestar el servicio.

5.1 Contenido subido, currículums y datos de terceros

La plataforma permite subir archivos y contenido, en particular currículums (CV), documentos y datos personales de candidatos, que pueden incluir información sensible o de categorías especiales (PII). Respecto de todo el contenido que carga, el usuario que lo sube (candidato o empleador) declara y garantiza que:

• Es titular de los derechos sobre el contenido, o cuenta con las licencias, permisos y autorizaciones necesarios para subirlo y para otorgar a Aivachat LLC la licencia limitada de procesamiento descrita en la sección 5.
• El contenido no infringe derechos de autor, marcas, secretos comerciales, privacidad ni ningún otro derecho de terceros, y no es ilícito, difamatorio ni engañoso.
• Cuando sube datos personales de terceros (por ejemplo, el empleador que carga o gestiona información de candidatos, o referencias), cuenta con una base legal válida para tratarlos y compartirlos con Aivachat LLC como encargado del tratamiento (consentimiento, ejecución de un proceso de selección, interés legítimo u obligación legal), y ha cumplido con sus deberes de información y de recolección de consentimiento conforme al GDPR, la Ley 1581/2012 (Habeas Data), la CCPA/CPRA y demás normativa de protección de datos aplicable. El empleador actúa como responsable (controller) de los datos de candidatos que introduce en la plataforma.

Indemnización. El usuario que sube contenido se obliga a mantener indemne y a defender a Aivachat LLC, sus directivos, empleados y afiliadas frente a cualquier reclamo, demanda, sanción, pérdida o gasto (incluidos honorarios de abogados) que derive de: (i) el contenido que subió; (ii) la infracción de derechos de terceros; o (iii) el incumplimiento de la normativa de protección de datos respecto de datos de terceros que introdujo en la plataforma.

Notificación y retiro (DMCA / takedown). Si considerás que contenido alojado en Aiva Talent infringe tus derechos de autor o de privacidad, escribinos a [email protected] con: (a) la identificación del contenido; (b) tus datos de contacto; (c) una declaración de buena fe de que el uso no está autorizado; y (d) una declaración de que la información de tu notificación es exacta. Aivachat LLC podrá retirar o deshabilitar el acceso al contenido reportado y suspender a usuarios reincidentes, conforme a la DMCA (17 U.S.C. § 512) y a la normativa aplicable.

6. Suscripción y facturación

El servicio se factura mediante planes mensuales o anuales contratados a través de Aiva Admin (admin.aivacompany.com), que centraliza Stripe para toda la suite Aiva. Las condiciones específicas de cada plan (precio, límites, features) se muestran en el flujo de upgrade. El impago habilita la suspensión de la cuenta tras los plazos de aviso establecidos.

7. Cancelación

El empleador puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde Aiva Admin. La cancelación detiene los siguientes ciclos de facturación; el servicio se mantiene activo hasta el final del período pagado. El candidato puede solicitar la eliminación de su cuenta y sus datos en cualquier momento (ver Política de Privacidad).

8. Disponibilidad y SLA

Hacemos esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible, pero no garantizamos disponibilidad continua. Aiva Talent funciona con modo offline en operaciones críticas del candidato (autosave en IDB cada 5s) para minimizar pérdidas durante interrupciones.

9. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley aplicable, Aivachat LLC no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes derivados del uso de la plataforma, incluyendo cualquier daño derivado de decisiones tomadas con base en reportes, puntajes o resúmenes generados por IA, cuya exactitud no se garantiza (ver sección 2.1). La responsabilidad total de Aivachat LLC ante el empleador queda limitada al importe pagado por el servicio en los 12 meses anteriores al hecho que origina el reclamo.

10. Ley aplicable y resolución de disputas

Estos términos se rigen por la ley del estado de Delaware, Estados Unidos, sin perjuicio de las normas imperativas de protección de datos y consumidor que amparen al candidato en su país de residencia.

Arbitraje vinculante. En la medida permitida por la ley aplicable, toda controversia, reclamo o disputa que surja de o en relación con estos términos o con el servicio se resolverá de forma definitiva mediante arbitraje vinculanteadministrado por la American Arbitration Association (AAA) conforme a sus Reglas de Arbitraje Comercial, con sede en el estado de Delaware, Estados Unidos, y en idioma español o inglés. El arbitraje se desarrollará de forma individual: las partes renuncian a demandas colectivas o de grupo. Esta cláusula no impide a ninguna parte acudir a tribunales para obtener medidas cautelares urgentes ni para ejecutar el laudo.

Cuando la normativa imperativa del país de residencia del candidato o consumidor prohíba el arbitraje obligatorio o le reconozca un foro propio, prevalecerá dicha normativay las controversias podrán someterse a los tribunales competentes de ese país. En ausencia de arbitraje aplicable, el foro será el de los tribunales del estado de Delaware.

11. Modificaciones

Estos términos pueden actualizarse. Los cambios sustanciales se comunicarán con al menos 15 días de antelación. El uso continuado tras la entrada en vigor implica aceptación.

12. Contacto

Aivachat LLC — 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, DE 19713, USA — operación en Miami, FL.
[email protected] · WhatsApp +1 507-410-4139.